仕事のムダを省いて効率化する方法【簡単初級レベル】

仕事のムダを省いて効率化する方法【簡単初級レベル】 ライフハック

こんにちは。ヤマヒロ(@yamahilog)です。

今回は…

悩み
・仕事を効率化したいけど有効な方法ないかな?
・簡単にできる方法がいいな
・具体例とかあれば参考にしたい

こういったお悩みをお持ちの方に向けての記事です。

【この記事の内容】
・仕事を効率化する簡単な方法
・私の経験をもとに具体例を紹介

 

私は、けっこう面倒くさがり屋です。後で面倒くさいのが嫌いなので、多少面倒なことでも事前に対策をします。そんな私が特別な知識などが要らない、仕事を効率化する簡単な方法と実践してきた具体例を紹介していきます。ぜひ参考にしてください。

仕事のムダを省いて効率化する簡単な方法

それでは、さっそく効率化する方法をお伝えしていきます。

この記事では、効率化の考え方「ムリ、ムダ、ムラの削減」のうち、特に「ムダ」の削減に有効な方法を解説します。

動線の確保

まずは動線の確保をしましょう。

動線とは、建物の中を人が自然に動く時に通ると思われる経路を線であらわしたもの。

引用元:ウィキペディア

この記事では、仕事や生活の中で、人や物が通る経路や作業に必要なスペースなども含めて動線としてお話します。

動線が確保されていないとムダな動きが発生します。

動線上に物が置かれていたりすると、いちいちそれを避けたりどかしたりして、本来必要のない動作が必要になってしまいます。これは一回一回は小さなムダですが、「塵も積もれば山となる」で、放っておくとかなり大きなムダになります。

なので、まずは人や物が移動する際の動線を確保しましょう。

不要な物を捨てる

動線の確保とも関連しますが、不要な物を思い切って捨てましょう。

物が多いと動線を阻害するリスクが上がりますし、その他多くのムダを発生させます。

「いつか使うかもしれない」「もったいない」等と、不要な物を取っておくと、どんどん物が増えていきます。物が多く、必要の無い物や使用する頻度の少ないものがあると、必要な物が使いたいときにすぐ使えません。探したり取るのにムダな時間がかかります。

これも積み重なると大きなムダとなります。

驚愕のデータがあります。平均的なビジネスマンが探し物をするためだけに費やす時間は、年間150時間です。とてつもない時間の浪費ですね。

そうならないためにも、不要な物は思い切って捨てましょう。

定位置を決める

ある程度物を減らしたら、必要な物の「定位置」を決めましょう。

その際、「使うものを使う場所に」ということを意識しながら定位置を決めましょう。また、状況や作業内容が変わったら、その都度定位置を見直す必要があります。

これは、探す手間を省くため、取りに行く手間を省くためです

定位置を決めて管理できると、物を無くさなくなります。定位置が決まっていないといつも物の位置が違うので、物を無くしやすい上、探すときも色々な場所を探さねばならず、とても時間がかかります。

参考記事

 

物の定位置と同時に徹底すると効果的なのは定位置作業です。Aという作業をするのは「A’」、Bの作業をするのは「B’」と決めることです。

そうすることで、Aの作業に必要な物はA’に定位置を作り、Bの作業に必要な物はB’に定位置を作るということができます。

これにより物を探すムダ、必要な物を取りに行く移動のムダが減ります。要するに作業を中断する要因を排除するということです。

私の経験をもとに具体例を紹介

ここからは、上記の方法を私が実際にやってきた経験をもとに具体例を紹介します。

動線の確保の具体例

私は会社員時代、スーパーマーケットの青果部門で働いていたことがあります。

狭い作業場内で身動きが取れないほど、毎日大量に商品が納品されました。その納品の荷受けから整理までを、売場を維持しながら行わなければならず、正直大変でした。

はじめのうちは荷物を受けてからがむしゃらに整理していたのですが、一向に早くならず苦労していました。しかし、荷受けの前に5分ほど作業場内を整理し、作業するための動線を確保したところ、作業時間を30分ほど短縮することができました。

動線確保のために、ちょっとした手間をかけただけで、結果として全体の作業時間を削減できた例です。

デスクワークでも、作業に入る前にササッとデスクまわりを整理してから始めるだけで、作業時間の短縮ができます。

不要な物を捨てる具体例

一定期間使っていないものは思い切って捨てるなど、基準を決めてやると簡単です。また、イメージ的に分かりやすい例は、ペーパーレス化ですね。

こちらも会社員時代。私がいた会社では、何でもかんでも紙ベースで保管し、ファイルやバインダーが大量に存在していました。

スペースもとるし重いし探しづらいしで効率が悪かったので、紙である必要のない大量の書類を片っ端からPDF化していきました。そして、紙は大量に廃棄、もしくは倉庫にしまっていきました。

全部をPDF化するのには正直時間がかかりましたが、一度PDF化すれば、パソコン上でフォルダ管理できるし、検索性も抜群。必要な書類を探す時間が圧倒的に削減できました。

「そんなの当たり前」と思われる方もいると思いますが、PDF化する作業自体が面倒でやっていない、その時間が取れない等の理由で、まだまだ紙ベースで管理している会社や人がいるのも事実です。

しかし、多少面倒でも思い切ってやるべきです。その後の作業の効率が圧倒的に変わるからです。ぜひ、やりましょう。

定位置を決める具体例

定位置の具体例で分かりやすいのは、資材や備品などです。

資材や備品などは多くの人が共有して使う場合が多いですよね。私も会社員時代は、アルバイト・パートの方たちと仕事をしていました。

資材や備品の定位置が細かく決まっていない、守られていない状態でしたが、定位置を決めてそれを表示し皆に共有して管理を徹底することで、探すムダ、人に聞くムダ等が削減できました。

さらに資材や備品の発注に関しても、在庫の把握が格段に楽になり、発注作業も短縮されました。

もちろん定位置は仕事以外でも、非常に効果を発揮します。私はプライベートでも、物の定位置を決めて管理しているため、貴重品を無くしたことがありません。

そのあたりは以下の記事で詳しく書いていますので、興味のある方は見てみてください。

参考記事:物をよく無くす方必見!物を無くさない方法と習慣

まとめ

この記事の内容をもう一度まとめておきます。

・仕事のムダを省いて効率化する簡単な方法は3つ
①動線、作業スペースを確保する
②不要な物を捨てる。物は最小限にすべし
③定位置を決める。さらに表示をして皆で徹底する

 

以上です。最後までお読みいただきありがとうございました。

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